Rapat Kerja Mengerikan. Inilah Cara Membuat Mereka Lebih Baik.

Ketika mencoba memahami mengapa rapat sangat sulit, dapat digunakan analogi perikanan kita yang semakin menipis. Nelayan tidak benar-benar memiliki insentif untuk menghentikan penangkapan ikan, dan negara-negara tidak dapat cukup sepakat tentang siapa yang harus bertanggung jawab atas ikan mana yang termasuk dalam yurisdiksi mereka. Jadi, tidak ada yang berbuat banyak untuk memperbaiki situasi, kemungkinan besar merampok generasi masa depan dari kesempatan untuk mengunyah gulungan tuna pedas dan ikan todak bakar yang kami nikmati dalam kelimpahan luar biasa.

Budaya yang melingkupi pertemuan di tempat kerja juga mengalami masalah serupa. Sementara sebagian besar pertemuan memiliki pemimpin de-facto, seseorang yang menjalankan pertunjukan, tidak pernah menjadi tugas orang itu untuk 'mencari tahu bagaimana menjalankan pertemuan yang baik.' Orang-orang juga menerima keadaan saat ini sebagai hal yang tak terelakkan: Kita tahu rapat payah, mereka ' Saya selalu tersedot, jadi mengapa buang-buang waktu mencoba membuatnya lebih baik? Akibatnya, mereka terus mengisi jadwal kami di semacam tragedi tempat kerja bersama.

"Ini adalah lingkungan yang sudah dianggap biasa," Joseph Allen, seorang profesor psikologi industri dan organisasi di Universitas Nebraska di Omaha, memberi tahu Terbalik. “Kami tahu kami harus memilikinya tetapi kami tidak menaruh banyak energi di belakang mereka. Dan kecuali semua orang dalam pertemuan berusaha untuk membuatnya lebih baik, maka itu tidak akan berubah … dan itu aneh ketika seseorang mencoba untuk membuat mereka lebih baik."

Karena kemampuan kita untuk berkomunikasi satu sama lain telah meningkat selama bertahun-tahun, dalam sebuah ironi yang ironis, jumlah waktu yang kita habiskan untuk rapat benar-benar membengkak. Karyawan sekarang menghabiskan rata-rata 23 jam per minggu dalam rapat, naik dari kurang dari 10 pada 1960-an. Tujuh puluh satu persen dari manajer senior yang disurvei dalam studi terbaru yang dikutip oleh ulasan Bisnis Harvard mengatakan mereka menemukan pertemuan tidak efisien dan tidak produktif. Hampir seperti banyak pertemuan mengatakan juga membuat mereka tidak menyelesaikan pekerjaan mereka. Allen, yang bersama dengan beberapa rekannya di Clemson University baru-baru ini menyelesaikan ulasan komprehensif hampir 200 makalah penelitian tentang pertemuan, mengatakan itu terlalu banyak waktu. Temuan mereka baru-baru ini dipublikasikan di jurnal Arah saat ini dalam Ilmu Psikologi.

Fakta bahwa rapat sering kali menjengkelkan atau tidak perlu, tidak berarti bahwa rapat itu tidak penting.

“Kita harus membuat orang-orang dengan informasi berbeda tentang masalah untuk berkumpul dan menemukan solusi yang semoga inovatif dan kreatif,” kata Allen Terbalik. “Rapat memungkinkan kita untuk berkolaborasi, membantu kita mendapatkan sumber daya yang kita butuhkan untuk sebuah proyek, membuat keputusan. Mereka sangat, sangat penting. Tapi kita harus benar-benar berhati-hati tentang penggunaan yang berlebihan."

Masalah lain dengan pertemuan adalah bahwa, meskipun betapa frustasi dan pentingnya pertemuan itu, sebenarnya tidak semuanya dipelajari dengan baik. Untuk ulasannya tentang topik tersebut, Allen dan timnya memeriksa setiap kertas yang mereka dapat temukan yang telah ditulis sejak 2006, sedikit kurang dari 200. Itu mungkin tampak seperti banyak, tetapi ketika Anda menganggap bahwa lebih dari 1.000 makalah telah diterbitkan pada topik kepemimpinan sejak tahun lalu sendirian, dan Anda mulai menyadari bahwa, sebenarnya, kami tidak benar-benar tahu banyak tentang bagaimana menjalankan rapat yang baik seperti yang seharusnya.

Untungnya, sekitar 200 studi yang diperiksa Allen dan timnya melakukan menawarkan beberapa panduan tentang bagaimana kita dapat membuat pertemuan sedikit lebih baik.

Rangkullah Undangan Kehormatan

Allen mengatakan penelitian menunjukkan bahwa kita harus lebih memanfaatkan undangan sopan santun. Salah satu masalah terbesar dalam rapat sebenarnya berasal dari niat baik; kami cenderung mengundang terlalu banyak orang yang tidak perlu ada di sana. Para peserta yang bosan dan lalai bertemu racun, tetapi pada saat yang sama, Anda juga tidak ingin mengecualikan seseorang yang mungkin memiliki alasan yang lebih bernuansa atau mengejutkan karena ingin berada di ruangan itu. Untuk mengatasi masalah ini, Allen menyarankan merangkul undangan kesopanan: undangan di mana Anda secara eksplisit mengakui bahwa Anda hanya mengundang mereka sebagai santun dan bahwa mereka mungkin bisa melewatinya. Orang suka melewatkan rapat.

Bunuh Laporan Status

Ada seluruh genre pertemuan yang sangat umum dan tidak memiliki tujuan, kata Allen: "round robin," "inilah yang menjadi tujuan semua orang" melaporkan status di mana orang berkeliling dalam lingkaran dan menjelaskan apa yang sedang mereka lakukan untuk atau berbagi kemajuan pada proyek yang diberikan. Informasi seperti ini harus dibagikan secara elektronik, dan menyatukan semua orang untuk menyatakannya adalah buang-buang waktu. Seperti yang dikatakan Allen dengan ringkas: "Kecuali jika itu terkait dengan suatu proyek, kita tidak memerlukan pertemuan itu."

Batalkan Keluhan tapi bukan Lelucon

Setelah pertemuan berlangsung, temuan Allen menunjukkan bahwa sebenarnya cukup penting untuk menciptakan ruang untuk humor. Tertawa membantu menarik orang ke dalam percakapan, yang mempromosikan partisipasi (yang, pada akhirnya, adalah inti dari mengadakan pertemuan di tempat pertama.) Di sisi lain, Allen mengatakan ada bahaya yang cukup besar untuk mengeluh, yang bisa terlihat cantik tidak berbahaya ("Apakah kamu Lihat lalu lintas di 95 hari ini? ”) tetapi dapat mempromosikan perasaan lepas dan putus asa.

Jangan Terlambat

Sementara pertemuan di mana tidak ada yang berbicara, atau di mana satu orang mendominasi pembicaraan jelas bermasalah, Allen mengatakan penelitian menunjukkan bahwa sejauh ini masalah yang paling berbahaya dengan rapat adalah keterlambatan. Sementara "tepat waktu" sepertinya protokol yang cukup jelas, namun tingkat di mana satu orang terlambat enam menit untuk menghadiri rapat dapat menggagalkan semuanya sebenarnya cukup mengejutkan. Salah satu studi yang Allen dan timnya amati, misalnya, mencoba menemukan perbedaan dalam sikap budaya di sekitar keterlambatan di Cina, Chili, Italia, AS, Jerman, dan Belanda. Ini semua adalah budaya tempat kerja yang sangat berbeda, dengan nilai-nilai yang berbeda di sekitar pekerjaan, sehingga tim Allen diharapkan menemukan perbedaan budaya dalam hal seberapa penting ketepatan waktu. Sama sekali tidak.

"Ada beberapa konsistensi dramatis dalam frustrasi muncul terlambat ke pertemuan," kata Allen. "Anda akan berpikir bahwa budaya negara, kehidupan rumah mereka, siapa mereka sebagai pribadi akan mempengaruhi evaluasi pengalaman pertemuan mereka, tetapi apa yang kami temukan adalah bahwa seiring dengan globalisasi ekonomi, telah terjadi globalisasi seperti ini." lingkungan ruang kantor."

Dalam masa-masa yang terpecah-pecah dan terpolarisasi ini, satu dari sedikit hal yang kita miliki semua miliki kesamaan adalah bahwa kita ingin orang menghargai waktu kita. Dan ketika Anda terlambat, orang-orang tidak hanya duduk di sana dan memasak di mana mereka lebih suka; mereka juga memupuk perasaan buruk tentang tidak hanya pertemuan ini tetapi juga semua rapat yang akan datang di masa depan. Dengan kata lain, ketika Anda terlambat untuk rapat, Anda tidak hanya merusak pertemuan itu untuk orang-orang di sana, tetapi Anda juga membantu merusak konsepsi pertemuan mereka. Yang mengingatkan saya, saya mungkin harus jet.

Ini telah menjadi versi adaptasi kami Strategi buletin, ikhtisar mingguan tentang saran keuangan, karier, dan gaya hidup paling relevan yang Anda perlukan untuk menjalani kehidupan terbaik Anda. Saya James Dennin, editor inovasi di Terbalik. Jika Anda punya uang atau pertanyaan karier yang ingin Anda lihat dijawab di sini, kirim email kepada saya di [email protected] - dan sampaikan Strategi dengan tautan ini!